Saat mempelajari ECM, Anda mungkin telah mempelajari beberapa statistik yang mengecewakan tentang kegagalan tugas TI, berkisar antara 30% hingga 50%. Analis Gartner Mark Gilbert baru-baru ini mencatat bahwa sekitar 30% penugasan ECM tidak sepenuhnya berhasil, menurut diskusi yang diadakan dengan klien sepanjang tahun 2008.1 Mengembangkan kelompok yang tepat, mengidentifikasi dan mengartikulasikan tujuan pelaksanaan, dan membuat keputusan program perangkat lunak yang tepat sangatlah penting, namun hal tersebut sebenarnya penting. jangan menjamin hasil. Meskipun ada banyak penyebab kegagalan pekerjaan, saya akan ikut-ikutan mengubah manajemen sebagai salah satu hasil akar, dan mengendarainya melalui posting terakhir dari seri ini.
Manajemen proyek dan peningkatan administrasi merupakan bagian integral dalam mencapai hasil, namun penting untuk membedakannya:
Administrasi proyek terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, dan menjalankan sumber daya untuk memungkinkan penyelesaian pekerjaan tertentu dengan sukses.
Manajemen perubahan adalah strategi terstruktur untuk mentransisikan individu, manajer, tim, dan bisnis dari situasi saat ini ke situasi jangka panjang yang diinginkan.
Meningkatkan perencanaan manajemen berkisar pada proyek yang unik, terdefinisi dengan sempurna, terukur, praktis, dan dapat dicapai. Penanganan transformasi dimulai dari awal – sepanjang tahap perencanaan – dan berlangsung hingga selesainya proyek, menangani perubahan bertahap dan bimbingan berkelanjutan bagi personel yang terlibat dalam implementasi. Mereka yang menyadari pentingnya hal ini biasanya melakukannya dengan baik, namun banyak juga yang melakukan investasi besar di bidang TI tanpa persiapan untuk perubahan. Pengetahuan teknologi tidak akan berguna kecuali orang mengetahui cara menggunakannya dengan benar dan menerapkannya.
Ubah Administrasi: Enam Teknik Menuju Prestasi
1. Kaji kesiapan penyesuaian
Jika Anda ingin semua orang mendayung perahu yang sama, masalahnya harus ada di meja. Setiap masalah – betapapun kecilnya masalah tersebut – harus dilihat dari sudut pandang karyawan. Apa saja faktor resistensi? Apakah tenaga kerja Anda:
Tidak jelas mengapa perbaikan diperlukan? Tidak yakin apakah perubahan akan membantu perusahaan memenuhi misinya atau mencapai ambisinya?
Jelas fungsinya, tapi tidak mendukung? Jika ya, mengapa? Apakah mereka:
Khawatir untuk beralih dari proses panduan yang sudah dikenal?
Takut beberapa file mereka akan hilang selamanya?
Tidak mau membeberkan kelemahan prosedural yang ada?
Takut mereka tidak akan pernah memperoleh pendidikan yang diperlukan dan mungkin tidak berhasil?
Apakah otomatisasi akan menghancurkan kreativitas dan otonomi mereka?
Strategi staf untuk membicarakan dan menyelesaikan kesulitan-kesulitan ini sangat penting untuk mencapai keberhasilan.
2. Bicarakan alasan bagus untuk melakukan modifikasi
Percakapan yang jelas, teratur, dan berkelanjutan sangatlah penting sejak awal. Dengan sangat hati-hati mempertimbangkan faktor-faktor pendorong peningkatan, mempertimbangkan pengeluaran dan imbalan, dan menganggarkan dengan benar tidak menjamin diterimanya tantangan. Bahkan jika Anda karismatik terhadap teknologi dan memiliki kemampuan penyampaian verbal, komunikasi harus diperkuat secara rutin dalam menulis. Pria dan wanita menyerap dan mengenali detail dalam berbagai strategi. Komunikasi yang dipublikasikan memperkuat apa yang sebenarnya dilaporkan dan memastikan setiap orang memiliki informasi dan fakta yang sama. Hal ini menawarkan fakta-fakta yang tak terbantahkan dan memberikan waktu untuk refleksi dan perencanaan.
3. Mengembangkan rencana konkrit
Program-program tidak boleh dirumuskan dalam ruang hampa. Jika Anda ingin orang-orang menerima perubahan, mereka harus memiliki kesempatan untuk menyuarakan kekhawatiran dan memberikan masukan sejak awal. Manajemen perubahan tidak melakukan prime-down, melainkan mendengarkan dengan cermat kekhawatiran dan ketakutan – yang dirasakan, dibayangkan, atau disegani – yang dapat menjadi batasan. Komunikasi terbuka memberikan persepsi positif, memungkinkan Anda meletakkan dasar untuk perubahan yang efektif.
4. Mengungkapkan bagaimana perbaikan akan berdampak pada karyawan
Bahkan personel yang paling berdedikasi sekalipun ingin mengetahui bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara individu. Mereka akan merenungkan:
Bagaimana perubahan ini akan berdampak pada kinerja saya sehari-hari?
Apa yang harus saya lakukan sebaliknya?
Apakah saya ingin lebih banyak teknik agar efektif? Bagaimana saya mempelajarinya?
Akankah modifikasi dianalisis secara memadai untuk menjamin kinerjanya?
Apakah otomatisasi akan berpengaruh pada penempatan saya? Apakah saya akan dipindahkan ke tempat lain atau dikeluarkan?
Banyak penyedia layanan yang menerapkan ECM mendapatkan keuntungan efisiensi dengan menggunakan kembali tenaga kerja untuk melakukan pekerjaan yang lebih signifikan. Tujuannya bukan untuk mengurangi jumlah orang, tetapi untuk menempatkan mereka agar dapat menangani pekerjaan dengan lebih efektif. Hubungkan rencana Anda dengan berani. Orang bisa menerima perubahan jika mereka tahu apa yang diharapkan. Menangani ekspektasi memang menantang, namun sangat penting untuk menantang pencapaian.
5. Hadirkan front persatuan
Manajemen organisasi – eksekutif, kepala kantor, dan TI – harus menyajikan visi terpadu dan dukungan proyek yang jelas jika mereka mengharapkan pekerja untuk menerimanya. Ketidakpedulian dapat menyebabkan kegagalan proyek. Pastikan Anda benar-benar berkomunikasi:
Motivasi organisasi terhadap target pekerjaan, meskipun menerima fakta.
Target yang tepat dan dapat dicapai serta skema pencapaiannya.
Tolok ukur pencapaian dan jadwal yang terlihat nyata.
Pilihan pendidikan yang sesuai dengan tingkat kemampuan dan pemahaman masing-masing pegawai.
Dokumentasi yang akan ditawarkan untuk membantu adopsi orang akhir.
Peluang bagi pengguna akhir untuk memberikan saran selama dan setelah peluncuran tugas.
Peluang signifikan untuk perluasan karier ketika otomatisasi mengambil alih tugas program.
Menyimpulkan posisi pengguna dalam kemajuan sistem yang sedang berlangsung (lebih jauh dari pekerjaan).
Segera setelah pilihan Anda ada, tinjau kembali seperti biasa. Tidak akan mengubur diri Anda dalam konferensi dan berharap program akan sukses. Motivasi opini seiring kemajuan Anda. Tugas memiliki lubang dan pengalihan, Anda hanya perlu terus membuka mata agar tidak menjadi bencana.
6. Mengontrol resistensi
Orang lain biasanya menolak perubahan, membuat kehidupan sehari-hari menjadi menantang. Negativisme menyabotase penerimaan pekerjaan. Kenali orang-orang yang tidak setuju. Pahami pertimbangan mereka. Bantu mereka untuk melihat bagaimana ECM akan membuat hidup mereka lebih mudah. Jika memungkinkan, perkenalkan salah satu pelanggan vendor Anda – pelanggan akhir – untuk berbagi ketakutan awal mereka, hasil yang produktif, dan visi yang diperluas untuk masa mendatang sebagai hasil akhir dari ECM. Jika Anda dapat mengubah lawan terbaik Anda menjadi penginjil pekerjaan, Anda mungkin melebihi harapan Anda sendiri.
Manfaatkan pilihan ini sebaik-baiknya
Transformasi tidaklah cepat, namun tidak ada penjelasan mengapa implementasi ECM gagal jika tugas tersebut direncanakan secara efektif dan permasalahan yang mungkin terjadi ditangani secara proaktif. Jika Anda bekerja sama dengan tenaga kerja untuk memenuhi rencana yang bijaksana dan dapat dicapai, Anda tidak akan gagal. Dengan membuat prosedur organisasi transparan, mendorong dialog terbuka, dan menerima kritik yang membangun, Anda akan membantu karyawan Anda menerima peningkatan dan akan menikmati imbalan yang besar. Ketika staf Anda berkata, “Tampilkan apa yang telah kami capai,” Anda mungkin tahu bahwa Anda berada di jalur yang benar.
———————————————————————————
1Mark Gilbert, Buat Peta Jalan Usaha ECM 2009 Anda untuk Menghindari Kegagalan Perkembangan, dicetak pada bulan Maret 2009.